労務ポータルOne 取扱説明書

1. サービス概要

労務ポータルOneは、会社の労務情報を「申請」「承認」「台帳」「確認記録」として残すための業務システムです。 紙、Excel、メール、チャットに分散しやすい労務作業を、会社・従業員・社労士が同じデータを見ながら進められる状態にします。

2. アカウントと権限

労務ポータルOneでは、利用者の役割ごとに見える情報と操作範囲を分けています。

事務担当者に設定できる権限

3. 契約プランと利用制御

現在の契約は、労務ポータル、給与ソフト、または両方を利用できる形で管理されます。 契約状態やプランに含まれる機能によって、ログイン後の移動先や表示されるサービスが変わります。

企業向けプラン

社労士向けプラン

利用できない場合の表示

• 契約情報が見つからない場合は、管理者への問い合わせ案内が表示されます。
• 現在のプランに対象サービスが含まれない場合は、そのサービスを開けません。
• 支払い確認ができない場合、契約期間または無料お試し期間が終了している場合は、利用が停止されることがあります。
• 労務だけ、給与だけ、両方の契約に応じて、サービス選択画面に表示される内容が変わります。

4. ログインとサービス選択

ログイン画面でメールアドレスとパスワードを入力します。ログイン後は、利用者の種類と契約状態に応じた画面へ自動的に移動します。

サービス選択画面

労務と給与の両方が利用できるアカウントでは、ログイン後に利用するサービスを選ぶ画面が表示されます。

• 「労務ポータルOne」を押すと労務管理画面へ移動します。
• 「給与ソフト」を押すと、再ログインせずに給与ソフトへ移動します。
• 給与ソフトを開けない場合は、権限または契約状態に関するメッセージが表示されます。

パスワードを忘れた場合

ログイン画面の「パスワードをお忘れですか？」から、メールアドレス宛にパスワード再設定メールを送信できます。

アカウントを安全に使う

• アカウントは利用者ごとに作成し、パスワードを複数人で共有しないでください。
• 共用端末で利用した後は、画面の「ログアウト」を押して終了してください。
• 招待メールやパスワード再設定メールを他の人へ転送しないでください。
• 担当業務が変わった場合は、会社担当者が権限を見直してください。

5. スマートフォンのホーム画面から使う

スマートフォンのホーム画面には、従業員本人用と管理者用の2種類を追加できます。利用目的に合った方を追加してください。

従業員用画面を追加する

1. iPhoneはSafari、AndroidはChromeでログイン画面を開きます。
2. SafariまたはChromeの共有メニューを開きます。
3. 「ホーム画面に追加」または「インストール」を押します。
4. 詳しい手順は ホーム画面に追加する方法 を確認します。

管理者用画面を追加する

1. 管理者、会社担当者、社労士、事務担当者のアカウントで管理画面にログインします。
2. SafariまたはChromeのメニューを開きます。
3. ホーム画面には「労務One管理」として追加されます。
4. 詳しい手順は 管理画面をホーム画面に追加する方法 を確認します。

利用できる端末と通信環境

• パソコンはGoogle Chrome、Microsoft Edge、Safariの最新版を推奨します。
• スマートフォンはiPhoneではSafari、AndroidではGoogle Chromeを使用してください。
• LINEやメールアプリの中で開かず、SafariまたはChromeで開いてください。
• 表示、保存、打刻にはインターネット接続が必要です。「オンライン」「オフライン」の表示は、接続状態の目安です。

6. 初期設定

最初に次の順で設定すると、申請、有給、出勤簿、勤務予定、契約書の運用が安定します。

7. ダッシュボード

ダッシュボードは、今日確認すべき労務情報を集約する画面です。

利用者ごとの表示

• 社労士は担当顧問先だけを一覧します。
• 会社担当者と事務担当者は、会社の労務管理画面とサイドメニューを利用します。
• 事務担当者本人には、権限に応じて打刻ウィジェットが表示される場合があります。
• 管理者用「労務One管理」から開いた場合は、インターネット接続の状態と管理者用リンクが表示されます。

8. 会社情報と勤怠ルール

会社情報設定では、帳票や契約書に使う基本情報、出勤簿の集計ルール、打刻時の位置情報、部署を管理します。

基本情報

• 会社名、代表者氏名、電話番号、メールアドレス、住所、業種、従業員数規模、備考を設定します。
• 相談窓口は雇用契約書の相談窓口欄に自動反映されます。
• 変更内容は画面下部の「変更を保存」を押すまで反映されません。

勤怠・休憩設定

打刻時の位置情報

位置情報を有効にすると、従業員が出勤・退勤を押した時点の位置情報だけを記録します。

• 常時の位置追跡は行いません。
• 従業員が位置情報を拒否した場合や取得できない場合でも、打刻は完了します。
• 精度低下とみなす目安をメートル単位で設定できます。
• 保存期間は、勤怠記録と同じ期間保存、一定期間後に概略化、一定期間後に削除から選びます。
• 位置情報記録を無効にした後、過去の位置情報を保持するか削除対象にするかを選べます。
• 過去データの削除対象設定は、保存だけでは即時削除されません。整理には別途管理操作が必要です。

部署管理

部署マスタを登録すると、従業員登録時に部署を選択しやすくなります。追加・削除後は「変更を保存」を押してください。

9. 従業員・担当者・社労士招待

利用者は、役割に応じた招待または担当者設定で追加します。

従業員を登録・招待する

担当者を設定する

• 会社情報画面または従業員詳細画面で「担当者設定」を開きます。
• メールアドレスで既存ユーザーを検索します。
• 「担当者（全機能）」または「事務担当者（権限を指定）」を選びます。
• 事務担当者の場合は、任せる業務にチェックを入れます。

社労士を招待する

• 会社詳細の「社労士を招待」から、社労士のメールアドレスを入力して招待を送信します。
• 招待リンクの有効期限は7日間です。
• 既存の社労士アカウントを持つ人は、ログインして招待を受諾できます。
• 社労士アカウントを持たない人は、招待画面で事務所名とパスワードを入力して新規登録できます。
• 招待を受諾すると、その会社が社労士の顧問先に追加されます。

10. 従業員詳細

従業員詳細は、従業員ごとの基本情報、勤怠、有給、勤務予定、契約書、社内規定、懲戒・指導、操作履歴を確認する画面です。

基本情報で確認・操作できること

• 氏名、メールアドレス、部署、入社日、社員番号、在籍/退職状態を確認します。
• 本人または権限のある担当者は、顔写真を追加・変更・削除できます。
• 権限のある担当者は、労働者名簿、従業員情報編集、パスワード再設定、担当者設定を利用できます。
• 従業員切替が表示される場合は、対象従業員を切り替えて確認できます。

画面内で確認できる項目

11. 打刻・出勤簿・位置情報

従業員本人の打刻

位置情報が有効な場合

• 出勤・退勤を押すと、ボタン表示が「位置確認中…」になります。
• 初回は、打刻時のみ位置情報を記録する案内が表示されます。
• SafariやChromeから位置情報の許可を求められた場合、許可すると緯度・経度・精度が記録されます。
• 拒否、取得時間切れ、端末非対応の場合でも打刻は完了し、その状態が記録されます。
• 出勤簿では「地図で確認」または「位置あり」「位置なし」「精度低」などの表示で確認できます。

出勤簿

• 従業員ごとの月次出勤簿を表示します。
• 給与締め日に応じて対象期間が決まります。
• 印刷ボタンから紙出力またはPDF保存ができます。
• 時間外、深夜、法定休日などの集計に対応します。
• 打刻時の位置情報がある場合は、出勤・退勤ごとに表示されます。

勤怠サマリー

管理側は、月次・年次で承認済み申請を集計し、CSVで保存できます。管理者と社労士は、会社の選択欄から対象会社を選びます。

12. 勤怠申請と承認

従業員または担当者が申請を作成し、管理側が承認または却下します。

申請できる種別

申請時の入力項目

• 申請種別と対象日は必須です。
• 有給取得では取得単位を選びます。時間単位は開始時刻と終了時刻が必須です。
• 遅刻、早退、タイムカード修正は、実際の時刻または修正後の時刻が必須です。
• 理由と備考は任意です。

承認側の操作

13. 有給管理

有給管理では、従業員ごとの有給残数、取得状況、5日取得義務、繰越時効を確認します。

有給管理台帳

一斉付与

• 表示中の従業員に対して有給を一斉付与します。
• 付与日を指定します。
• 法定値を自動計算するか、全員同一日数で付与するかを選べます。
• 現在の残日数は繰越へ移り、取得済み日数は0に戻ります。

従業員別の有給管理

• 従業員詳細の有給管理欄で、有給の集計と履歴を確認します。
• 管理者・会社担当者・権限のある事務担当者は、付与履歴や取得記録を編集できる場合があります。
• 整合チェック警告が表示された場合は、申請履歴、取得履歴、付与履歴を確認してください。

14. 勤務カレンダー

勤務カレンダーは、会社の休日と従業員ごとの勤務予定を管理する機能です。

会社カレンダー設定

• 対象年度と年度開始日を選びます。
• 定休曜日を設定します。
• 日本の祝日を休日にするか選びます。
• 会社独自の休業日を1日または期間で登録します。
• 保存前に、年間休日日数、年間所定労働日数、対象日数を確認できます。
• 保存すると、対象年度の会社カレンダーとして使われます。

従業員ごとの勤務カレンダー

• 会社カレンダーを基本に、従業員ごとの定休曜日や日別の出勤・休日を上書きできます。
• 勤務カレンダー方式により、固定勤務、管理側シフト、本人登録、双方登録を使い分けます。
• 未登録日をまとめて出勤予定または休み予定にできます。
• カレンダーの日付から、有給、欠勤、休み希望、休日出勤、取得日変更を申請できます。

勤務予定表

全従業員の勤務予定を一覧できます。部署、勤務方式、未登録ありのみで絞り込み、印刷またはPDF保存できます。

15. 雇用契約書

雇用契約書は、管理側が作成またはPDF登録し、従業員へ共有して電子同意を受ける機能です。

作成方法

契約書の流れ

契約書の状態

契約書一覧の表示

• 契約書の一覧は、契約日が新しいものから表示されます。
• すべて表示されていない場合は、一覧の下にある「さらに表示」を押します。
• 読み込みに失敗した場合は、「再試行」を押してもう一度読み込みます。

電子同意

従業員は内容を確認し、電子交付への同意チェックを入れ、氏名を入力して確定します。確認記録として、同意日時と接続元・利用端末に関する情報が記録されます。

16. 社内規定の周知

就業規則、賃金規定、育児介護規定などのPDFを公開し、従業員が確認した記録を残します。

公開の流れ

版管理

• 登録済みの規定に、新しい版のPDFを追加できます。
• 最新版には「最新」表示が付きます。
• 新しい版を公開すると、従業員に再確認を促せます。
• 版を削除すると、その版の確認記録も削除されます。

17. 懲戒・指導記録

注意・指導、懲戒処分、弁明書、始末書、通知書を管理します。

記録できる種別

管理できる内容

• 種別、処分・記録日、理由・事実概要、就業規則の違反条項、担当者名を記録します。
• 記録の状態を、調査中、弁明受付中、審議中、処分確定、通知済み、完了、記録済みに分けて管理します。
• 提出期限が近い弁明書・始末書は、期限のお知らせとして表示されます。
• 懲戒処分通知書、弁明書、始末書は印刷またはPDF保存できます。
• 一覧は種類、状態、期間で絞り込み、CSVで保存できます。

従業員の書類提出

• 弁明書は処分決定前に、本人の立場や事実認識を会社へ伝えるための書面です。
• 始末書は処分決定後に、反省、謝罪、再発防止を示すための書面です。
• 提出期限を過ぎた場合や案件が完了している場合は、提出画面から送信できません。
• 提出済みの内容は本人画面でも確認・印刷できます。

18. 給与ソフト連携

給与プランまたは労務＋給与プランを契約している場合、同じログインから給与ソフトへ移動できます。

給与ソフトを開く

1. ログイン後のサービス選択画面で「給与ソフト」を押します。
2. 契約状態と本人の権限が確認されます。
3. 利用できる場合は給与ソフトの画面へ移動します。

給与ソフトを開けない主な理由

• 契約中のプランに給与が含まれていない。
• 事務担当者に給与入力・計算権限が付与されていない。
• 支払い確認待ち、契約終了、無料お試し期間の終了などで利用が停止されている。
• 一時的な通信障害などにより、給与ソフトへの接続に失敗している。

給与権限の考え方

• 会社担当者は、契約に応じて給与ソフトへ移動できます。
• 事務担当者は「給与入力・計算」権限がある場合に給与ソフトを開けます。
• 給与確定・明細公開は会社担当者専用の扱いです。

19. プラン・請求・利用終了

会社担当者または契約を管理する利用者は、「プラン・請求」で現在の契約状態、利用中のプラン、請求方法を確認します。

無料お試し期間

• 無料お試し期間は30日間で、クレジットカードの登録は不要です。
• 期間終了時に自動で料金は発生しません。継続する場合は利用するプランを選び、支払い手続きを完了します。
• 無料お試し期間が終了すると、契約手続きが完了するまで対象サービスを利用できない場合があります。

プランを選ぶ・変更する

1. サイドメニューの「プラン・請求」を開きます。
2. 現在のプランと契約状態を確認します。
3. 月払いまたは年払いを選び、利用するプランの手続きへ進みます。年払いは2か月分相当の割引が適用されます。
4. 契約中の支払い方法やプランを変更する場合は「お支払い管理」を開きます。

• 企業向けプランの人数に応じた料金は、登録されている在籍中の従業員数をもとに計算します。退職者は含みません。
• 社労士向けの顧問先数に応じたプランは、登録されている顧問先数をもとに計算します。
• 管理者から個別発行された契約では、画面に表示される管理者または契約窓口へ変更を依頼します。

解約とデータ確認

1. 「プラン・請求」から「お支払い管理」を開き、解約手続きを行います。
2. 解約後も、現在の契約期間の末日までは利用できます。
3. 必要なCSV、出勤簿、台帳、契約書は、利用期間中に出力して保管してください。
4. 解約後のデータ保持期間は30日間です。保持期間経過後は利用者側から確認・復元できません。

20. データ出力・印刷・PDF保存

各画面では、確認、保管、社内共有のために、CSVでのデータ保存や印刷、PDF保存ができます。CSVはExcelなどで編集できる表形式のファイル、PDFは表示や印刷の形を保って保存できる書類ファイルです。

21. 困ったとき

ログインできない

• メールアドレスとパスワードを確認してください。
• パスワードを忘れた場合は、ログイン画面からパスワード再設定メールを送信してください。
• 招待された利用者は、先に招待リンクからアカウント作成または招待受諾を完了してください。

サービス選択画面に利用したいサービスが出ない

• 契約プランに対象サービスが含まれているか確認してください。
• 事務担当者の場合は、給与や労務の権限が付与されているか確認してください。
• 支払い遅延、契約終了、無料お試し期間の終了の場合は、プラン・請求画面を確認してください。

従業員用「労務One」で管理画面が出る

担当者アカウントでログインしている可能性があります。従業員本人のアカウントでログインし直してください。

管理者用と従業員用を分けたい

従業員本人用は「労務One」、管理画面用は「労務One管理」としてホーム画面に追加します。ログインするアカウントの種類で開く画面が変わります。

招待リンクが無効

• リンクが使用済み、期限切れ、またはコピー不完全の可能性があります。
• 従業員招待は1回のみ使用できます。担当者が再発行してください。
• 社労士招待の有効期限は7日間です。期限切れの場合は再招待してください。

打刻時に位置情報が取れない

• 端末とSafariまたはChromeの位置情報許可を確認してください。
• 屋内、通信状態、端末設定により精度が低くなる場合があります。
• 位置情報が取得できなくても打刻は完了します。

申請ボタンが押せない

• 必須項目が未入力の可能性があります。
• 時間単位有給は開始時刻と終了時刻が必要です。
• 同じ日に未承認の申請がある場合、追加申請が制限されることがあります。

有給残数が想定と違う

• 入社日、週所定労働日数、有給制度設定、付与履歴を確認してください。
• 承認済み有給申請が取得履歴に反映されているか確認してください。
• 一斉付与や過去データ移行の実行履歴を確認してください。

契約書が表示されない

• 従業員本人には、共有済みの契約書だけが表示されます。
• 契約書権限がない事務担当者には表示されません。
• 契約書が多い場合は、一覧の下にある「さらに表示」を押してください。

画面が古い・更新内容が表示されない

• SafariやChromeの再読み込みを行ってください。
• ホーム画面のアイコンから開いている場合は、一度画面を閉じ、インターネットに接続した状態で開き直してください。
• 改善しない場合は、SafariやChromeに一時保存されたデータ（キャッシュ）を削除してから再度ログインしてください。

保存中に通信が切れた

• インターネットに接続した後、対象画面を再読み込みして保存結果を確認してください。
• 完了メッセージを確認できなかった場合でも、重複登録を避けるため、同じ操作を繰り返す前に一覧や履歴を確認してください。

問い合わせ先

• 操作方法、権限、従業員情報については、所属会社の会社担当者へお問い合わせください。
• サービス、プラン、請求、利用期限については、pcg19ster@gmail.comへお問い合わせください。
• 問い合わせ時は、利用者のメールアドレス、会社名、画面名、表示されたメッセージ、発生日時を伝えてください。パスワードは送らないでください。

22. 画面一覧

主な画面へのリンクです。多くの業務画面はログインと権限が必要です。