有給管理簿、今すぐ出せますか？作成義務と保存期間のチェックポイント

年次有給休暇管理簿は、従業員ごとの有給取得状況を確認するための管理書類です。 「有給残だけExcelにある」状態では、年5日義務の確認や、退職時の説明に困ることがあります。

管理簿に必要な3項目

厚生労働省の解説では、年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに次の内容を明らかにする必要があるとされています。

• 時季：年次有給休暇を取得した日
• 日数：基準日から1年以内に取得した日数
• 基準日：年次有給休暇を付与した日

保存期間は3年間

使用者は、年次有給休暇管理簿を作成し、当該年休を与えた期間中および期間満了後3年間保存する必要があります。 また、労働者名簿や賃金台帳とあわせて調製することもできます。

Excel管理で起きやすい抜け漏れ

• 基準日が従業員ごとに違うのに、全員同じ締めで見ている
• 半日休暇や時間単位年休の扱いが人によって変わる
• 退職予定者の残日数だけ確認し、年5日義務の期限を見ていない
• 最新版のファイルがどれかわからなくなる
• 社労士や管理者に共有した時点と、実際の取得状況がずれる

管理簿を「すぐ出せる状態」にする

従業員が5名程度ならExcelでも始められますが、入退社がある、パートがいる、勤務日数が人によって違う、社労士と情報共有する、 こうした会社ではシステム管理の方が確認漏れを減らしやすくなります。

労務ポータルOneでは、従業員情報、勤務カレンダー、有給付与、有給取得、申請承認をつなげて管理できます。 「残日数」だけでなく「期限までに5日取れているか」を見える状態にすることが目的です。