雇用契約書を渡した証拠がない会社が、退職トラブルで不利になるケース

雇用契約書や労働条件通知書は、作成するだけでは足りません。 「いつ、どの条件を、誰に交付し、本人が確認したか」を残しておくことで、退職時や労使トラブル時の説明材料になります。

退職時に問題になりやすいポイント

退職直前になって、賃金、勤務日数、休日、試用期間、契約更新、職務内容について認識違いが表面化することがあります。 会社側は「入社時に説明した」と思っていても、交付記録がなければ、本人にいつ何を渡したのか説明しにくくなります。

特に小さな会社では、紙で渡した、メールで送った、面談で説明した、という記憶に頼りがちです。 しかし、人が入れ替わると、その記憶は会社の記録として残りません。

残しておきたい記録

• 契約書・労働条件通知書の作成日と交付日
• 本人確認日、確認方法、同意の有無
• 契約期間、更新条件、試用期間
• 所定労働日、休日、賃金、手当
• 条件変更時の改定履歴

契約書は「探せる状態」にする

労務トラブル時に必要なのは、きれいな書類だけではありません。従業員ごとに、最新版と過去の変更履歴をすぐ出せることです。 契約書が紙、PDF、メール、担当者のPCに分かれていると、必要な時に見つけられません。

労務ポータルOneでは、従業員単位で雇用契約書や確認履歴を整理し、指導記録や有給管理とあわせて確認できる状態を目指します。