就業規則は作っただけでは危ない。周知記録がない会社で起きる労使紛争

就業規則は、会社のルールをまとめた重要な書類です。ただし、作成して保管しているだけでは、 労使トラブル時に「従業員が知っていたルール」として説明しにくいことがあります。

周知記録がないと困る場面

たとえば、無断欠勤、情報持ち出し、SNS投稿、兼業、副業、ハラスメント、服務規律違反などで処分を検討する場面です。 会社としては就業規則に規定があると思っていても、本人から「見たことがない」「説明されていない」と言われることがあります。

その時に必要なのは、就業規則そのものだけではありません。いつ、どの版を、どの方法で周知したのかという記録です。

残しておきたい記録

• 就業規則の版数、施行日、改定日
• 従業員へ周知した日付と方法
• 説明会、メール送信、社内掲示、システム掲載などの履歴
• 従業員が確認した記録
• 懲戒・服務規律・退職手続きに関する説明資料

就業規則は「使える状態」で管理する

就業規則は、労務トラブルが起きた時に初めて探すものではありません。 採用、契約更新、指導、懲戒、退職など、日々の労務対応とつながっている必要があります。

労務ポータルOneでは、従業員ごとの契約書、指導履歴、有給管理とあわせて、就業規則や周知記録を確認できる状態を目指します。 ルールを作るだけでなく、使える記録として残すことが目的です。